SACHSENKREUZ-SPORTVEREIN HEILIGENWALD  e.V.

GESCHÄFTSORDNUNG

I. Allgemeiner Teil:

Diese Geschäftsordnung ist Bestandteil der Satzung des Sachsenkreuz-Sportverein Heiligenwald e.V. Die Grundlage dieser Ordnung ergibt sich aus § 3. Absatz 4) a. sowie § 27. Absatz 1) der vorgenannten Satzung.

Diese Geschäftsordnung regelt die Aufgaben und Pflichten aller Organe des SSV Heiligenwald, sofern sie nicht ausdrücklich in der vorgenannten Satzung bereits eindeutig geregelt sind. Sie soll Grundlage für eine reibungslose und zweckmäßige Zusammenarbeit aller Vereinsorgane sein.

Der Vorstand kann, wie in der Satzung geregelt, Ausschüsse bilden, die die Vorstandsmitglieder in ihrer Arbeit unterstützen bzw. entlasten.

II. Aufgaben und Pflichten der Organe:

§ 1.  Die Vorstandsmitglieder und Ausschussvorsitzende haben bedingt durch die Übernahme ihrer vereinsinternen Ämter eine besondere Verantwortung sowie Fürsorgepflicht gegenüber allen Vereinsmitgliedern. Um dieser Verantwortung gerecht werden zu können, sind die nachfolgenden Einzelaufgaben zu übernehmen:

1. Der Vereinsvorsitzende (nachfolgend 1V genannt) hat folgende Aufgaben zu übernehmen:

1. Der 1V hat den Verein nach Außen hin zu repräsentieren und zu vertreten. Dies insbesondere zu Sitzungen, Besprechungen oder anderen Veranstaltungen an denen Personen aus Politik, der übergeordneten Sportbünde oder anderer Körperschaften wie andere Vereine teilnehmen. Kann der 1V an einem solchen Termin nicht teilnehmen, wird er durch den stellvertretenden Vorsitzenden vertreten. Der 1V hat dies dann zu organisieren.

2. Der 1V fertigt zu Beginn eines jeden Kalenderjahres einen Rahmenterminplan an, in dem die wichtigsten Termine wie Mitgliederversammlung, Vorstandsitzungen, Großveranstaltungen, Vereinsfeste terminlich eingeplant sind. Dieser Plan ist auf den Internetseiten des Vereins von ihm zu veröffentlichen und aktuell zu halten.

3. Der 1V organisiert die jährliche Mitgliederversammlung. Er sorgt für die rechtzeitige Einladung der Mitglieder, organisiert den Versammlungsort und fertigt einen schriftlichen Rechenschaftsbericht für den geschäftsführenden Vorstand an. Er leitet die Versammlung.

4. Der 1V hat rechtzeitig (mind. 14 Tage vor dem Termin) mit einer entsprechenden Tagesordnung und unter Angabe des Sitzungslokales zu den Vorstandsitzungen schriftlich einzuladen. Diese Einladung kann per Email erfolgen.

5. Der 1V hat alle notwendigen Verwaltungsaufgaben, die für eine reibungslose Vereinsführung notwendig sind, wie interne sowie externe Kommunikation, interner Informationsaustausch, Mitgliederverwaltung, notwendige Mitgliederauswertungen, behördliche, verwaltungstechnische sowie versicherungstechnische Meldungen,  Anträge und Maßnahmen fristgerecht auszuführen. Weiterhin hat er eine lückenlose Vereinsdokumentation zu führen und zu archivieren.

6. Der 1V prüft alle Kostenbelege, Rechnungen, Abrechnungen jeglicher Art, die aus Haushaltsmitteln des Vereins ausgezahlt werden sollen auf die sachliche Richtigkeit. Die Belege sind nach der Prüfung mit einem Buchungsvermerk (Angabe der zu belastenden Kostenstelle) sowie der Unterschrift für die sachliche Richtigkeit an den Schatzmeister zur Auszahlung weiter zu leiten.

7. Der 1V hat sich im Bereich der gesetzlichen, versicherungstechnischen  und behördlichen  Vorschriften, die den Verein betreffen auf dem aktuellen Kenntnisstand zu halten. Dies durch angebotene Fortbildungskurse z.B. beim LSVS. Er hat den stellvertretenden Vorsitzenden zeitnah über Änderungen und Neuerungen zu unterrichten.

8. Der 1V hat Verträge und/oder Vereinbarungen mit Dritten, wie z.B. Trainervereinbarungen, Vereinbarungen mit ggf. im Verein eingesetzten Honoratioren oder eines Geschäftsführers auszuarbeiten und zu unterzeichnen. Hierbei hat er die gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben zu beachten.

2. Der stellvertretende Vorsitzende (nachfolgend 2V genannt)

1. Der 2V übernimmt bei Abwesenheit oder Verhinderung des 1V alle nachfolgend aufgeführten Pflichten des 1V.: § 1.1.a; § 1.1.b; § 1.1.c; § 1.1.d; § 1.1.e; § 1.1.f;

2. Der 2V übernimmt bei den Vorstandsitzungen sowie bei den Mitgliederversammlungen  die Protokollführung. Die Protokolle sind spätestens nach 10 Tagen dem 1V zur weiteren Verwendung per Email zuzusenden.

3. Der 2V übernimmt Sonderaufgaben in Absprache mit dem Vorstand. Er kann hierzu temporär eine Arbeitsgruppe benennen, die aus Mitgliedern und Nichtmitgliedern bestehen kann und mit ihm zusammen notwendigen Maßnahmen organisiert und durchführt, dies in enger Zusammenarbeit mit dem Vereinsvorstand.

3. Der Schatzmeister (nachfolgend SM genannt) hat folgende Aufgaben zu übernehmen:

1. Der SM prüft nach der sachlichen Prüfung durch den 1V; bzw. 2V die rechnerische Richtigkeit aller Kostenbelege, Rechnungen und Abrechnungen jeder Art und bestätigt dies durch seine Unterschrift auf dem entsprechenden Beleg.

2. Der SM nimmt aus dem Vereinsvermögen nach der sachlichen Prüfung durch den 1V, bzw. 2V, sowie seiner rechnerischen Prüfung alle notwendigen Auszahlungen vor.

3. Der SM verbucht alle Ein- und Auszahlungen aus dem Vereinsvermögen nach einem festgelegten Kontenplan in einem EDV-Finanzbuch. Die Buchungen sind zeitnah auszuführen.

4. Der SM fertigt jeweils zur letzten Vorstandsitzung eines Geschäftsjahres einen Haushaltsplan für das kommende Geschäftsjahr an. In diesem sind alle voraussichtlichen Aus- und Einnahmen zu erfassen. Der Vorstand entscheidet über den Haushaltsplan.

5. Der SM terminiert mindestens drei Wochen vor einer Mitgliederversammlung eine Kassenprüfung. Er lädt hierzu die beiden gewählten Kassenprüfer sowie den 1V und 2V ein.

6. Der SM fertigt zu den Mitgliederversammlungen einen detaillierten Kassenbericht an, in dem die gesamten Aus- und Einnahmen des abgelaufenen Geschäftsjahres sowie die Jahresbilanzen aufgeführt und ersichtlich sind. Den Kassenbericht trägt der SM der Versammlung vor.

7. Der SM führt zu dem EDV-Finanzbuch ein Buchungsjournal. Alle Originalbelege sowie die Original-Bankauszüge aller Bankkonten werden von ihm verwaltet.

8. Der SM fertigt zu jeder Vorstandsitzung eine Ausgaben / Einnahmenübersicht an, aus der ein Soll / Ist – Vergleich des derzeitigen Finanzstatus ersichtlich sein muss. Er gibt dem Vorstand eine genaue Übersicht der liquiden Mittel.

4. Der Leiter Breitensport (nachfolgend LB gebannt) hat die folgenden Aufgaben zu übernehmen:

1. Der LB vertritt die Interessen der Mitglieder, die den Breitensportarten angehören, innherhalb des Vereinsvorstandes. Er ist verantwortlich für die Organisation und Durchführung aller vom Verein angebotenten Freizeit- und Breitensportmaßnahmen.

2. Der LB kann nach seiner Wahl bei der Mitgliederversammlung einen Ausschuss bilden, wobei aus jedem übergeordnetem Breitensportangebot (siehe Organisationsplan) mindestens ein Vertreter im Ausschuss vertreten sein sollte. Außerdem soll der Jugendleiter dem Ausschuss angehören.

3. Spätestens sechs Wochen nach seiner Wahl teilt er dem 1V namentlich seinen Ausschuss mit.

4. Der LB lädt zu den Breitensport-Ausschusssitzungen ein. Die Einladung erfolgt mindestens zwei Wochen vorher unter Angabe der Tagesordnung schriftlich an die Ausschussmitglieder. Der Auschuss ist unabhängig von der Anzahl der erschienen Ausschussmitglieder ommer beschlussfähig. Abstimmungen erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Auschussvorsitzenden. Über die Sitzung ist ein Protokoll zu führen, das dem Vorsitzenden zur Kenntnis vorzulegen ist.

5. Der Leiter Wettkampfsport (nachfolgend LW genannt) hat die folgenden Aufgaben zu übernehmen:

1. Der LW vertritt die Interessen der Mitglieder, die den Wettkampfsportarten angehören, innerhalb des Vereinsvorstandes.

2. Der LW kann nach seiner Wahl bei der Mitgliederversammlung seinen Ausschuss bilden, wobei aus jedem übergeordnetem Wettkampfsportangebot (siehe Organisationsplan) mindestens ein Vertreter im Ausschuss vertreten sein sollte. Außerdem soll der Jugendleiter dem Ausschuss angehören.

3. Spätestens sechs Wochen nach seiner Wahl teilt er dem 1V namentlich seinen Ausschuss mit.

4. Der LW lädt zu den Spielausschusssitzungen ein. Die Einladung erfolgt mindestens zwei Wochen vorher unter Angabe der Tagesordnung schriftlich an die Ausschussmitglieder.Der Spielauschuss ist unabhängig von der Anzahl der erschienen Ausschussmitglieder immmer beschlussfähig. Abstimmungen im Spielausschuss erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Auschussvorsitzenden. Über die Sitzung ist ein Protokoll zu führen, das dem Vorsitzenden zur Kenntnis vorzulegen ist

5. Der LW benennt ggf. je angebotene Wettkampfsportart aus dem SpA eine Verbindungsperson, die das Bindeglied zu den entsprechenden Sport-Fachverbänden bildet.

6. Der Jugendleiter (nachfolgend LJ genannt) hat die folgenden Aufgaben zu übernehmen:

1. Der LJ vertritt die Interessen aller jugendlichen Vereinsmitglieder innerhalb des Vereinsvorstandes.

2. Der LJ kann nach seiner Wahl bei der Mitgliederversammlung einen Ausschuss bilden, wobei aus jedem Sportangebot an dem jugendliche Vereinsmitglieder teilnehmen (siehe Organisationsplan), mindestens ein Vertreter im Ausschuss vertreten sein soll. Dies können jugendliche Mitglieder die das 16. Lebensjahr vollendet haben oder erwachsene Mitglieder z.B. Trainer oder Betreuer sein. Der Jugendausschuss ist verantwortlich für die Organisation und Überwachung aller vom Verein angebotenen Kinder- und Jugenmaßnahmen. Der Jugendauschuss ist unabhängig von der Anzahl der erschienen Ausschussmitglieder immmer beschlussfähig. Abstimmungen im Spielausschuss erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Auschussvorsitzenden. Über die Sitzung ist ein Protokoll zu führen,dass dem Vorsitzenden zur Kenntnis vorzulegen ist

3. Spätestens sechs Wochen nach seiner Wahl teilt er dem 1V namentlich seinen Ausschuss mit.

4. Der LJ lädt zu den Jugendausschusssitzungen ein. Die Einladung erfolgt mindestens zwei Wochen vorher unter Angabe der Tagesordnung schriftlich an die Ausschussmitglieder.

5. Der LJ ist Ansprechpartner für Eltern und Erziehungsberechtigte aller jugendlichen Sportler innerhalb des Vereins.

6. Der LJ benennt ggf. je angebotene Wettkampfsportart aus dem JA eine Verbindungsperson, die das Bindeglied zu den entsprechenden Sport-Fachverbänden bildet.

7. Der Pressekoordinator (nachfolgend LP genannt) hat die folgenden Aufgaben zu übernehmen:

1. Der LP ist für jegliche Außendarstellung des Vereins verantwortlich.

2. Der LP kann nach seiner Wahl bei der Mitgliederversammlung einen Ausschuss bilden. Er kann innerhalb dieses Ausschusses Aufgaben verteilen und Zuständigkeitsbereiche definieren. Der Presseauschuss setzt sich zusammen aus dem Pressekoordinator als Vorsitzenden sowie aus Mitgliedern, die vom LP zu benennen sind.

3. Spätestens sechs Wochen nach seiner Wahl teilt er dem 1V namentlich seinen Ausschuss mit.

4. Der LP lädt zu den Presseausschusssitzungen ein. Die Einladung erfolgt mindestens zwei Wochen vorher unter Angabe der Tagesordnung schriftlich an die Ausschussmitglieder.

§ 2.  Die Ausschüsse haben die Aufgabe, den Vereinsvorstand zu entlasten. Sie erarbeiten innerhalb ihrer Zuständigkeitsbereiche funktionsfähige Möglichkeiten um den Sportbetrieb oder Organisationskomplexe innerhalb des Vereins zu installieren, zu erhalten und weiter zu verbessern. Die Ausschüsse können um fachspezifische Aufgaben besser bearbeiten zu können auch weitere Arbeitsgruppen bilden, die dem entsprechenden Ausschuss zuarbeiten. Die Ausschüsse werden nicht durch die Mitgliederversammlung gewählt, sondern  durch die entsprechenden Fachleiter temporär benannt. Die Ausschüsse haben im Einzelnen die nachfolgenden Aufgaben:

1. Der Breitensportausschuss (nachfolgend BA genannt) hat die folgende Aufgaben zu übernehmen:

a.       Der BA organisiert den Sportbetrieb aller Breitensportangebote des Vereins.

b.       Der BA organisiert in Zusammenarbeit mit den Übungsleitern die Trainings/Übungseinheiten und Kurse der angebotenen Breitensportarten wie Hallentermine und Trainingspläne.

c.       Der BA organisiert das Übungsleiterwesen bzw. den Einsatz von Kursleitern innerhalb der angebotenen Breitensportarten. Er prüft hierbei, ob die Übungsleiter und Kursleiter fachlich geeignet sind.

d.       Der BA überwacht das Einhalten einer einmal jährlichen fachbezogenen Weiterbildung aller im Breitensport eingesetzten Übungsleiter und Kursleiter. Er ist ggf. bei der Suche nach geeigneten Fortbildungsmaßnahmen behilflich.

e.       Der BA sorgt für die notwendigen Sportgeräte und Hilfsmittel und ggf. Genehmigungen die zur Ausübung der jeweiligen Breitensportarten notwendig sind.

f.         Der BA sucht nach weiteren Breitensportarten die dem SSV angegliedert werden können mit dem Ziel ein noch größeres Breitensportspektrum anbieten zu können und somit eine Mitgliedermaximierung zu erreichen.

g.       Der BA gibt an den Presseausschuss oder Presskoordinator Informationen weiter um notwendige Werbemaßnahmen für die Breitensportarten in den Medien schalten zu können.

2. Der Spielausschuss (nachfolgend SpA genannt) hat die folgende Aufgaben zu übernehmen:

a.       Der SpA organisiert den gesamten Spielbetrieb aller Wettkampfsportangebote des Vereins.

b.       Der SpA organisiert alle notwendigen Maßnahmen, die zu einem geordneten Wettkampf-Sportbetrieb im Aktiven- sowie auch im Nachwuchsbereich notwendig sind. Dies sind im einzelnen: Mannschaften zusammenstellen, Mannschaften und Einzelsportler zur Spielrunde der Fachverbände oder zu deren Turnieren melden, wobei die entsprechenden Termine und Richtlinien der Fachverbände zu beachten sind,  den Spielbetrieb überwachen, Hallentermine für Heimspiele organisieren, Spielpläne aufstellen und an die Sportler weiterleiten.

c.       Der SpA organisiert das Trainings- und Übungsleiterwesen innerhalb der angebotenen Wettkampfsportarten. Er prüft hierbei, ob die Übungsleiter und Trainer fachlich geeignet sind.

d.       Der SpA überwacht das Einhalten einer einmal jährlichen fachbezogenen Weiterbildung aller im Wettkampfsport eingesetzten Übungsleiter und Trainer. Er ist ggf. bei der Suche nach geeigneten Fortbildungsmaßnahmen behilflich.

e.       Der SpA sorgt für die notwendigen Sportgeräte und Hilfsmittel, die zur Ausübung der jeweiligen Wettkampfsportarten notwendig sind.

f.         Der SpA animiert die Sportler auch zu einer Schieds- bzw. Kampfrichterausbildung in den angebotenen Sportarten.

g.       Der SpA gibt an den Presseausschuss oder Pressekoordinator Informationen weiter um notwendige Werbemaßnahmen für die Wettkampfsportarten in den Medien schalten zu können.

3. Der Jugendausschuss (nachfolgend JA genannt) hat die folgende Aufgaben zu übernehmen:

a.       Der JA vertritt die Interessen aller minderjährigen Mitglieder innerhalb des Vereins

b.       Der JA überwacht den Spielbetrieb im Breitensport- sowie Wettkampfsport, an dem jugendliche Sportler teilnehmen. Hierbei überwacht er insbesondere das Einhalten von Richtlinien, die dem Schutze der jugendlichen Sportler dienen.

c.       Der JA strebt in Zusammenarbeit mit den Jugendtrainern eine Verbesserung oder Optimierung der Trainings- und Wettkampfqualität an.

d.       Der JA organisiert außersportliche Veranstaltungen, die dem gesellschaftlichen Zusammenleben aller jugendlichen Mitglieder dienen.

e.       Der JA gibt an den Presseausschuss oder Pressekoordinator Informationen weiter um notwendige Werbemaßnahmen für den Jugendsport in den Medien schalten zu können.

4. Der Presseausschuss (nachfolgend PA genannt) hat die folgende Aufgaben zu übernehmen:

a.         Der PA organisiert die gesamte Außendarstellung des Vereins

b.       Der PA veröffentlicht nach vorheriger Prüfung zeitnah Berichte aus dem gesamten Vereinsgeschehen in den regionalen Medien. Diese können durch Ausschussmitglieder oder andere Vereinsmitglieder angefertigt sein.

c.       Der PA organisiert die notwendigen Schnittstellen zu allen Medien bei Großveranstaltungen, die durch den Verein ausgerichtet werden.

d.         Der PA pflegt die vereinseigenen Internetseiten. Er hält diese auf möglichst aktuellem Stand.

e.         Der PA übernimmt die Organisation, die zum Erscheinen des jährlichen Vereinsheftes notwenig sind.

f.       Der PA veröffentlicht notwendige Werbemaßnahmen, die durch andere Vereinsausschüsse an ihn weitergeleitet werden nach Absprache mit diesen in den entsprechenden Medien.

Diese Geschäftsordnung ist Bestandteil der Satzung des SSV Heiligenwald e.V. in ihrer Neufassung vom 19.05.2011.

Sie ist in der ordentlichen Mitgliederversammlung vom 19.05.2011 beschlossen und genehmigt.

Schiffweiler – Heiligenwald, den 19.05.2011

Für die Richtigkeit:

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1. Vorsitzender                                                                        Protokollführer